Hoe schrijf ik in vijf stappen een risicodossier die in mijn tender de maximale punten scoort? #030
Elk project brengt risico’s met zich mee. Een risicoanalyse maak je met je Bidteam om de risico’s te beheersen. Hoe zorg je ervoor dat jouw risicoanalyse de maximale fictieve korting scoort in jouw plan van aanpak?
Stap 1 Analyseer de gunningscriteria, voordat je begint te schrijven
Ga niet direct aan de slag met het benoemen van de risico’s, analyseer eerst goed wat de klant belangrijk vindt in de gunningscriteria. Jouw risicoanalyse kan nog zo goed zijn, maximale punten scoor je door een compleet antwoord te geven op de vraag. Doe eerst een risicoanalyse met het bidteam en betrek experts en ga nooit risico’s meteen uitschrijven.
Stap 2 Risicoanalyse opstellen en top drie risico’s bepalen
De RISMAN-methode is de meest bekende methode voor het analyseren, prioriteren en beheersen van risico’s in bouw- en infraprojecten. Deze methode kun je ook in andere markten toepassen. Gebruik andere criteria of pak de belangrijkste twee criteria om het simpel te houden. Maak een lijst met risico’s door de score van de risico’s te vermenigvuldigen met de kans: K× (G + T + Kw + O + V + I)
K= Kans, G = Geld, T = Tijd, Kw = Kwaliteit, O = Omgeving, V = Veiligheid, I = Imago
Hieruit volgt een lijst met risico’s, waarbij ieder risico een score krijgt.
Focus op opdrachtgeversrisico’s
Vaak vraagt de klant al in de uitvraag om de top drie opdrachtgeversrisico’s. Soms wordt ook gevraagd naar de opdrachtnemersrisico’s. Als het niet concreet is gemaakt wat je moet opleveren, benoem dan de top drie aan opdrachtgeversrisico’s, in plaats van je hele risico analyse. Lever je de hele risicoanalyse op in een bijlage? Beschrijf de top drie risico’s die een hoge kans van optreden hebben en een hoge impact hebben op de klant, zodat de klant je hier maximale punten aan kan toekennen.
Stap 3 Beheers de risico’s met preventieve en correctieve beheersmaatregelen
Verplaats je in het standpunt van de klant en neem alleen een risico op, als je ook een goede beheersmaatregel hebt. De klant wil risico’s voorkomen met preventieve beheersmaatregelen. Maak het zo specifiek mogelijk wat je als inschrijver doet om te voorkomen dat het risico optreedt. Beperk je hier tot drie acties, om het voor de klant simpel te houden. Beschrijf ook correctieve beheersmaatregelen voor als het risico toch optreedt, ondanks jouw preventieve maatregelen. De klant wil jouw correctieve beheersmaatregel ‘bestellen’ op het moment dat het risico zich voordoet.
Stap 4 Omschrijf de top drie risico’s SMART, leg uit waarom het een risico is en maak concreet wat je doet als beheersmaatregelen
Benoem ook altijd waarom het een risico is voor de klant en geef een korte beschrijving. Ook al is het voor jouw als inschrijver nog zo duidelijk. Beschrijf je risico SMART, het liefst door alle letters van SMART uit te schrijven. Beschrijf in ieder geval het risico zo specifiek mogelijk. Maak je risico meetbaar, waar dit kan. Dit dwingt je na te denken over een concrete uitwerking van je risico. Benoem in de beheersmaatregelen wat je gaat doen, welke acties je neemt en maak duidelijk dat het jouw verantwoordelijk is. Een goede beschrijving van het risico alleen is onvoldoende, overtuig de klant dat het werken met jouw organisatie betekent dat de risico’s beheerst zijn.
Stap 5 Koppel jouw risico’s aan de projectdoelstellingen van de klant
Tot slot, koppel de risico’s aan de projectdoelstellingen van de klant. Deze stap gaat het verschil maken in hoeveel punten je scoort in de beoordeling. Het risicodossier is een middel om risico’s voor de klant te beheersen, zodat de klant zijn projectdoestellingen waarmaakt. Beschrijf dus steeds het klantvoordeel van het effect van jouw beheersmaatregelen.
