Complimenten voor inkopers die een goede uitvraag doen en zich aan de planning houden #027
Mijn visie is om het aanbesteden leuker en simpeler te maken voor de inschrijvers en de inkopers. Als inschrijver is het makkelijk om excuses te maken dat de inkopers geen goede uitvraag doen, niet goed luisteren, niet eerlijk beoordelen en zich niet aan de planning houden. Ja, ik kom inkopers en inkoopbureaus tegen die een procedure gebruiken om hun gewenste leverancier eruit te halen. Gelukkig kom ik dit weinig tegen en ervaar ik dat er de inkoop steeds professioneler gaat. Mijn complimenten voor inkopers die:
Compliment 1: een duidelijk bestek opstellen met redelijke eisen
Een duidelijk bestek is een genot om te lezen. Geen copy/paste van een eerdere uitvraag, maar een uitvraag die zorgvuldig is opgesteld. De uitvraag is geschreven in begrijpelijke taal en staat niet vol met juridische teksten, afkortingen en jargon. De open vragen bevatten een toelichting waarom juist deze vragen van belang zijn voor de opdrachtgever. De gestelde eisen zijn redelijk voor het project. Niet te weinig eisen, zodat alle marktpartijen automatisch mee kunnen doen. Niet te veel eisen, waarbij er in de praktijk toch niets meer gedaan wordt.
Compliment 2: een informatieve marktconsultatie organiseren en acties opvolgen
Een marktconsultatie met veel achtergrondinformatie over de uitdagingen en wensen van de opdrachtgever is nuttig. De opdrachtgever staat tijdens de marktconsultatie open voor feedback en suggesties. Vragen vanuit de inschrijvers worden concreet beantwoord en aangedragen ideeën worden verwerkt in de gunningsleidraad. Toezeggingen die gedaan worden, komt de opdrachtgever na. En vroeg in een aanbesteding is het duidelijk wat er verwacht wordt van de inschrijvers. Dus geen RFI met allerlei eisen, waarbij de inschrijver doorgaat naar de RFP, waarna blijkt dat het gaat om een gunning op laagste prijs.
Compliment 3: op tijd terugkoppelen
Tijdens het traject worden de data van schouw, Nota van Inlichtingen, interview en terugkoppeling niet gewijzigd. De deadline voor het terugkoppelen van de Nota van Inlichtingen en de beoordeling wordt gehaald.
Compliment 4: een nuttige schouw organiseren
De schouw is zinvol, heeft de juiste tijdsduur, is op tijd aangekondigd en wordt gedaan door de opdrachtgever. Er is niet te veel en niet te weinig tijd voor de schouw. Te snel langs alle gebouwen lopen geeft geen goede indruk en overal een uitgebreid bezoek doen is zonde van de tijd. Het is vooraf duidelijk wat er wel en wat er niet gefotografeerd mag worden en toezeggingen tijdens de schouw worden nagekomen. Een schouw die niet direct een paar dagen na publicatie plaatsvindt is fijn, omdat er daardoor een kleinere kans is om bestaande afspraken te verschuiven. Het is altijd fijn om met de opdrachtgever of eigenaar van het gebouw een schouw te doen en niet met een ‘rondleider’ overal een kijkje te nemen.
Compliment 5: goede antwoorden geven in de Nota van Inlichtingen
Het is erg fijn als de antwoorden op de vragen ertoe doen. Met de antwoorden hebben inschrijvers een beter beeld van de uitvraag en zijn we in staat om een plan van aanpak te schrijven met een hogere kwaliteit.
Het wordt gewaardeerd als inkopers een antwoord op een vraag herhalen met een korte omschrijving, in plaats van het opnemen van een verwijzing naar het het antwoord op vraag X. Inschrijvers hoeven niet te zoeken en bovendien is de vraag misschien gesteld door de concurrent, waardoor een antwoord op ‘eigen’ vraag wel zo prettig is.
Compliment 6: een uitgebreide beoordeling doen op de kwaliteit
Het meest leerzame is een uitgebreide terugkoppeling op het onderdeel kwaliteit. Een toelichting op de scores per gunningscriteria wat er goed is en wat er beter kan. De score van het interview wordt gemotiveerd.
Compliment 7: een prettige evaluatie houden met inschrijvers
De opdrachtgever nodigt de inschrijvers proactief uit voor een evaluatie. In de evaluatie ontvangen inschrijvers feedback en tips tijdens een open gesprek voor een volgende inschrijving.
Jij bent al zo’n inkoper? Complimenten! Samen gaan we hier voordeel van hebben en maken we het aanbesteden simpeler en leuker voor iedereen.