Hoe 16 stappen zorgen voor een strak tenderproces #004
16 stappen voor een strak tenderproces lijkt veel, maar wie maakt het nog uit hoeveel stappen je doorloopt als je wint? Stuur tijdens het tenderproces op uitkomsten en niet op acties.
Stap 1. Voorfase klant beïnvloeden
Zorg eerst dat je te weten komt wat voor aanbesteding er op de markt komt en wanneer. In deze fase kun je nog met de klant spreken over de aankomende aanbesteding. Als je de aanvraag wilt beïnvloeden, geef dan voorbeelden van andere klanten en contracten wat goed werkt. Geen accountmanager die met de klant in gesprek is? Klaag dan niet over de aanbestedingen als je deze op Tenderned ziet.
Uitkomst: je weet wanneer de aanbesteding op de markt komt en wat de centrale vraag is.
Stap 2. Kies de beste tenders uit
Analyseer waar de uitvraag over gaat. Lees alles een keer goed door en lees het belangrijkste deel minimaal 2 keer. Bepaal of de aanbesteding past bij jullie soort klanten, markten, diensten, projecten en grootte. Twijfel je of je voor deze aanbesteding gaat? Plan dan een pre-bid in. Zorg dat je alle informatie deelt: aanbestedingsdocumenten, contractvorm en deadline. Spreek af welke samenwerkingstool jullie gebruiken en zorg dat iedereen beschikt over de actuele versies. Spreek ook af hoe je de review organiseert. Als je in het begin van de aanbesteding de tijd neemt om afspraken te maken, scheelt dat tijd tijdens de aanbesteding.
Uitkomst: afwijzen of pre-bid inplannen.
Stap 3. Pre-bid en leg je besluit vast
Organiseer een pre-bid met een klein team. Stel de volgende vragen. Kunnen we het winnen? Kunnen we leveren als we winnen? Is de marge voldoende? In je pre-bid schrijf je je argumenten uit waarom je wel of niet meedoet. De uitkomst is een Go/No-go besluit. Ook als je niet meedoet is het goed om je argumenten op papier te hebben. Zo kun je onderaannemers, medewerkers of de directie van een onderbouwd antwoord voorzien. Na de pre-bid bepaal je ook wie welke rol pakt.
Uitkomst: Go/No-go besluit.
Stap 4. Winstrategie als rode draad
Stel je strategie op voordat je gaat schrijven. Je strategie bestaat uit 4 onderdelen: winthema’s, outline, checklist en toverwoorden. Je winthema’s gebruik je als rode draad in je aanbieding om steeds de voordelen van de klant te benoemen.
Uitkomst: winstrategie.
Stap 5. Prijsstrategie en marge bepalen
In je prijsstrategie analyseer je de prijs, marge en de verhouding. Wat is de verhouding prijs en kwaliteit? Hoe belangrijk is de prijs in de totale aanbieding? Maken we voldoende marge? Moeten we het verschil maken met prijs of kwaliteit of beide? Ga rekenen, zet je prijzen in de formule en doe dit ook voor je concurrenten. Wacht niet totdat de hele aanbieding is geschreven.
Uitkomst: voldoende marge om mee te doen.
Stap 6. Slimme vragen stellen
Bedenk welke vragen je gaat stellen en hoe je ze formuleert. Je kunt 3 type vragen stellen: een check vraag, een open vraag of een attitude vraag. Bedenk ook of je bepaalde vragen wel wil stellen, of dat je je concurrenten wijzer maakt. Bepaal ook of de 2e ronde een beter moment is om je vraag te stellen in plaats van de 1e ronde. Stel altijd een vraag, zodat de klant weet dat je met hun aanbesteding bezig bent.
Uitkomst: klantvraag scherper krijgen.
Stap 7. Schrijven en brainstormen
Na je winstrategie ga je het werk inplannen. Organiseer een brainstorm als je nog geen duidelijk antwoord hebt op bepaalde vragen. Let tijdens het schrijven op 3 aspecten. Toon je meerwaarde aan voor de klant, laat je onderscheidend vermogen zien en zorg dat je je verhaal aantoonbaar maakt.
Uitkomst: oplossing aanbieding.
Stap 8. Kort antwoord per vraag
In je outline geef je op alle vragen een kort antwoord. Begin niet direct met het schrijven van prachtige volzinnen, maar beschrijf eerst de kern van het antwoord. Dit antwoord kun je vervolgens door de inhoudelijke expert laten uitwerken. Ben je nog niet overtuigd van het antwoord? Dan is dit het moment om met collega’s een brainstorm te organiseren.
Uitkomst: outline.
Stap 9. Toverwoorden zorgen voor herkenning
Maak een lijst met toverwoorden vanuit de aanvraag, social media en andere documenten van de klant. Gebruik deze toverwoorden in je aanbieding, zodat de klant zich herkent in je verhaal.
Uitkomst: Toverwoorden.
Stap 10. Checklist om niets te missen
Strip de vragen uit de aanbesteding in een checklist. Mogelijk staan vragen en eisen op verschillende plekken en zo weet je zeker dat je alle vragen volledig beantwoord. Benoem een eigenaar per vraag en wees je bewust of je antwoord geeft op een vraag of een oplossing.
Uitkomst: checklist eisen klant.
Stap 11. Review brons: strategie
In de 1e reviewronde laat je collega’s feedback geven op de strategie. Met het verwerken van de feedback verbeter je de aanbesteding. Op basis van deze review bepaal je of je de koers voortzet of dat je nog grote wijzigingen doet. Neem je prijsstrategie ook mee in de review.
Uitkomst: bijsturen strategie.
Stap 12. Review zilver: inhoud beoordelen
De 2e review is om de inhoud te versterken. Geef je antwoord op de vraag? Is het antwoord compleet? Is je antwoord onderscheidend? Is de bewijsvoering goed? Als je nog ontevreden bent over de inhoud, kun je in deze fase nog escaleren of andere experts betrekken.
Uitkomst: juiste expertise betrekken.
Stap 13. Review goud: laatste check
Deze review is om naar de definitieve versie toe te werken. Hier gaat het om de details van de woorden en zinnen. Is alles begrijpelijk voor de lezer? Is het consistent? Is de klantnaam consistent geschreven? Is het verhaal overtuigend?
Uitkomst: aanbieding compleet.
Stap 14. Eindredactie en opmaak
Werk niet tot het laatste moment door aan je aanbieding, maar reserveer tijd voor de laatste stappen. In de eindredactie gaat het niet meer om de inhoud, maar de details. De eindredacteur kijkt naar spelfouten, kromme zinnen, dubbele spaties, nummeringen van hoofdstukken, tabellen, hoofdletters, koppen en bullets. Beperk je tot de details, maar signaleer wel de grote fouten. Bijvoorbeeld een verkeerde klantnaam of een fout in de begroting. Check ook altijd de plaatjes en de excel tabellen, omdat de spellingscontrole daar niet naar kijkt. Zorg voor een goede opmaak (waar het mag) en maak het leesbaar.
Uitkomst: foutloos document.
Stap 15. Indienen
Check na de eindredactie nog een laatste keer of je aan alle eisen voldoet en of de documenten volgens de exacte voorschriften zijn opgesteld. Voorkom dat je door de eindredactie net een pagina teveel inlevert en alsnog wordt uitgesloten. Neem de tijd voor het online indienen en laat het niet op het laatste moment aankomen. Online indienen via TenderNed, Negometrix en Ariba is niet ingewikkeld, maar een druk op de knop is het ook niet. Houd rekening met een eventuele storing en upload je documenten niet 5 voor 12.
Uitkomst: indienen voor deadline.
Stap 16. Opslaan in bibliotheek
Alles compleet en op tijd ingediend, gelukkig. Vergeet niet de laatste versie op te slaan in je mappenstructuur of in je offertetool. Verwerk je beste teksten in je offerte bibliotheek om ook bij een volgende aanbieding hier voordeel van te hebben.
Uitkomst: hergebruik content.
Bekijk de video op YouTube: https://youtu.be/zZhMvlwaYj8
