De gouden tip om aanbestedingen te winnen. Zo simpel kan het schrijven zijn #016
Zet je deelantwoorden in een koptekst
Dus de klant vraagt: Hoe borg je de dienstverlening? En dan zeg je: we borgen de dienstverlening met deze manier en die manier. Ga dat dan verder uitschrijven. Zet je deelantwoorden in een koptekst en schrijf dan één of meer alinea’s tekst en werk het antwoord uit. Zo simpel is het. Uiteraard is een tender meer dan een tekst en moet je de strategie, de opmaak en een goed samenwerkingsproces niet vergeten. Maar als je met je teksten geen antwoord geeft op de klantvraag is alles voor niets.
Direct het antwoord op vraag van de klant in de eerste zin
Ik zie vaak een inleidend verhaal. Ik zie vaak eerst een verhaal over onze organisatie. Ik lees eerst een verhaal wat we allemaal te bieden hebben. Ik zie soms eerst een verwijzing naar een ander stuk. Ik zie soms dat we heel veel herhalen wat die klant allemaal in de leidraad heeft opgenomen. Kortom, van alles. Jij bepaalt natuurlijk wat je schrijft, dus geen probleem.
Alleen, waarom geef je niet gewoon direct antwoord op de vraag?
De klant heeft een vraag. Daar heeft hij over nagedacht in de uitvraag. De klant wil dus antwoord op zijn vraag. Wat kan er dan verkeerd zijn om direct het antwoord op die vraag te geven!? Ik zou zeggen pas het maar eens toe en kijk wat het effect is.
Ik wil direct antwoord geven op de klantvraag, maar hoe doe ik dat?
Stap 1: Geef in de eerste zin direct het antwoord op de vraag. Herhaal een deel van de vraagstelling in je antwoord. Heb je meer dan drie deelantwoorden? Maak er dan meerdere zinnen van. De klant leest graag zinnen tussen de zes en vijftien woorden. Bijvoorbeeld:
Wij borgen de dienstverlening met [deelantwoord A] en [deelantwoord B].
Wij borgen de diensteverlening met wekelijks overleg en een online rapportage.
Stap 2: Maak van je deelantwoord een koptekst. En schrijf onder de koptekst je antwoord uit in een alinea
Deelantwoord A – Wekelijks overleg met alle medewerkers in het teamoverleg
Alinea met tekst
Stap 3: Benut het klantvoordeel in je koptekst
Als het goed is beschrijft jouw alinea wat het klantvoordeel is. Je koptekst is dus meer dan één woord. Geef in je koptekst je deelantwoord en benoem het klantvoordeel. Zo kan de klant zonder alle teksten te lezen toch een goede indruk krijgen van je aanbieding door de kopteksten en het klantvoordeel.
[Wekelijks overleg]: stimuleren van ideeën van medewerkers
Stap 4: Draag bewijsvoering aan dat jouw deelantwoord werkt
Dus je hebt het antwoord op de vraag gegeven met een deelantwoord. Je hebt het klantvoordeel beschreven. Toon met bewijsvoering van andere klanten aan dat je deelantwoord werkt. Beschrijf kort de klant en het project. Geef aan wat de score of meting was toen je begon. Maak concreet wat je als organisatie gedaan hebt. En toon de laatste score of meting.
De klanttevredenheid is gestegen van een 8.0 in 2016 naar een 9.0 in 2017. Door [actie A] en [actie B] is de klanttevredenheid gestegen. De ideeën zijn aangedragen tijdens het teamoverleg in februari 2016. In het project [X] bij klant [Y] heeft dit geleid tot ….
Stap 5: Toets of je tekst in de alinea nog steeds past bij je koptekst
Is de essentie van je antwoord toch anders? Pas je antwoord aan in de eerste zin. En tot slot: schrap je samenvatting onderaan de tekst. De klant wil niet onderaan, maar bovenaan het antwoord op zijn vraag lezen. Zo simpel is het.