Hoe maak ik een planning waar iedereen zich aan houdt? #023
Lekker samenwerken maakt je kans veel groter om de deal te winnen. Een keer doorhalen bij onverwachte omstandigheden in de avonden en de weekenden hoort erbij als Tendermanager. Maar met een goede planning zorg jij dat dit de uitzondering is en niet de regel.
Maak een realistische planning: begin met de deadlines
Maak een realistische planning. De kans is groter dat iedereen zich er dan aan houdt. Een realistische planning maak je door rekening te houden met de momenten van de Nota van Inlichtingen en door af te stemmen met je bidteam wat het beste is moment is voor een kick-off. Hou rekening met andere projecten en tenders, maar niet te veel. Jouw tender gaan we bij een GO ook doen, maar wees wel zo flexibel dat meetings ook een dag eerder of later kunnen.
Realistisch betekent ook dat jouw interne deadline vlak voor de externe deadline ligt. Een halve dag of een dag heb je nodig voor afstemmen en indienen van de vragen voor de Nota van Inlichtingen, maar als jouw deadline een paar dagen voor het online indienen is, heb je een grote kans dat jouw bidteam er zich niet aan houdt. Vraag dan een collega om de vragen in te dienen, als jij er de tijd niet voor hebt.
Deadlines eerst in je planning invoeren, reken dan terug
Start met je deadlines in je planning. De deadline van indienen en de deadlines van het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen. Ik werk met een drietal fases: brons, zilver en goud. In fase goud reken ik terug vanaf de deadline van indienen. Ik wil uiterlijk 1 dag voor de deadline indienen. De dag daarvoor doe ik een check of alles compleet is en doe ik een laatste eindredactie van het plan van aanpak. Om een goede review te doen van het plan van aanpak, pak ik een aantal dagen om het reviewteam de versie goud van commentaar te laten voorzien. Zorg dat je nog voldoende tijd hebt voor het aanpassen van de review en het bespreken van onduidelijkheden of dingen die nog missen met je bidteam.
Zo doe ik dat ook voor versie zilver. En na iedere Nota van Inlichtingen plan ik een meeting in met de sales of een kernteam, om de nota te analyseren. Bovendien kun je ook een check doen of de kerncompetenties al compleet zijn en of je bewijsvoering goed staat. Mijn versie brons is de versie na de kick-off, met de winthema’s en de uitwerkingen van de brainstorm van de open vragen uit de gunningscriteria. Zorg ervoor dat er een realistische periode is van het uitschrijven van de versie brons naar een versie zilver.
Hoe zorg je dat iedereen zich houdt aan je planning?
Tip 1: Maak gezamenlijke afspraken tijdens je kick-off
Het belangrijkste moment is de kick-off. Spreek met je sales vooraf door wat een goed moment dat iedereen bij de kick-off aanwezig kan zijn. Deel je planning met het bidteam en vraag door of iedereen akkoord is met de planning, of dat het schrijven van teksten meer tijd nodig heeft.
Tip 2: Gebruik de agenda’s voor reviewmomenten
Ook gebruik ik de agenda’s voor de reviewmomenten. Na mijn kick-off plan ik de reviewmomenten van versie zilver en versie goud in de agenda’s in voor het reviewteam. Geef je reviewteam instructies zodat ze weten wat ze wanneer kunnen verwachten en hoe ze een goede review moeten doen. Zo voorkom je dat er geen tijd is voor het lezen van je plan van aanpak en dat je dus onvoldoende hulp krijgt om de kwaliteit van je plan van aanpak te verbeteren. Ik plan dus in: (datum) Sjoerd levert versie zilver aan (datum) deadline review versie zilver.
Tip 3: Blijf communiceren over de planning en stel bij
Een andere tip is om die planning op verschillende momenten terug te laten komen. In de kick-off bespreek je de planning. Deel je planning ook tijdens je tender. Je hebt vaak maar een paar weken om de teksten te schrijven en uit te werken. Daarom is het zo belangrijk dat iedereen zich aan de deadlines houdt. Geef aan hoe belangrijk het is dat er tijdig een eerste versie is. Kijk niet naar de deadline van inleveren, omdat je dan je input te laat hebt. Je kunt bij geen input of geen goede input ook niet meer bijsturen.
Tip 4: Zoek elkaar op en ken het belang van de ander
Alles gedaan, maar de planning blijft maar schuiven en je krijgt geen input op tijd? Zorg dat je begrip hebt voor elkaars situatie. Loop persoonlijk langs, bel en geef nog een keer een reminder. Vertel aan je bidteam dat het een paar uur duurt om alle vragen up-te-loaden in een aanbestedingsplatform, omdat je alle vragen moet koppelen aan het bestek. Geef aan dat je nog moet overleggen met je sales, dus dat last-minute input geen optie is. Geef aan dat laatste koerswijzigingen leiden tot fouten, die mogelijk tot uitsluiting kunnen leiden.
Tip 5: Laat bewust een onderdeel mislukken, zodat het de volgende keer wel lukt
Ondanks alles lukt het nog steeds niet? Dan is het een kwestie van opvoeden en stoppen met alle gaten dicht te lopen. Levert iemand structureel 5-voor-12 vragen aan voor je Nota van Inlichtingen? Laat het bewust mislopen en stel die vragen niet. Jouw interne deadline is de deadline die telt. Heeft niemand het bestek gelezen bij de kick-off? Stop met je kick-off en plan een nieuwe kick-off in en geef aan dat iedereen voorbereid moet zijn. Ja, je maakt zo geen vrienden. Maar ergens moet je het afdwingen. Als collega’s ervaren dat ze er niet mee wegkomen, is er in de volgende tender hopelijk beter gedrag.
