In 5 stappen de winnende tenderstrategie opstellen #005
Stap 1: Factsheet
Maak een samenvatting van alle informatie. Wat is de specifieke dienst, werk of levering die wordt gevraagd? Wat is de deadline? Welke contractvorm gaat het om? Welke samenwerkingstool gebruiken we? Wie is de interne eigenaar van de tender?
Inschatting omzet van het contract
Maak een inschatting hoe groot of klein de aanbesteding is. Wat is de huidige omzet bij de klant? Hoeveel is de potentiële omzet van de aanbesteding? Hoeveel is de mogelijke extra omzet bij de klant als gevolg van deze tender?
Stap 2: Analyseer de klant en de vraag achter de vraag
Kom zoveel mogelijk te weten over de klant. Verdiep je in de klant breder dan de aanbesteding. Wat is de visie van de klant? Wat is de strategie? Uit welke documenten blijkt dat? Koppel jouw winnende strategie aan de strategische thema’s van de klant.
Klant en project – social media monitoring
Wat staat er al online over de klant? Over het project? Bekijk behalve de website van de klant ook alle social media. Zoek op YouTube naar filmpjes van de klant, die mogelijk op een ander kanaal staan. Lees onderzoeken en studies waarin de klant wordt genoemd. Krijg een gevoel van de taal die de klant spreekt en wat de klant echt belangrijk vindt.
Doe een social media monitoring om nog een stap verder te gaan. Uiteraard kun je zelf ook de social media raadplegen. Social media monitoring geeft je echter meer inzicht, meer artikelen, meer bronnen en meer duiding. Je krijgt inzicht in de trends en tijdens de aanbesteding kun je de monitoring laten doorlopen. Nieuwe informatie over de klant krijg je via een rapportage te zien. Zit je volop in de aanbesteding dan is moeilijk om het project online te blijven volgen.
Klant en beoordelingscommissie: wie ken je?
Deel met elkaar wie je al kent bij de klant. Benut salesforce of je CRM-tool om je connecties uit te lezen. Vraag je af welke accountmanagers de klant kennen? Welke consultants kennen de klant? Bedenk ook wie er vroeger bij de klant heeft gewerkt. Diegene kun je ook tijdens de aanbesteding nog benaderen om meer te weten te komen over de cultuur en hoe het er in de praktijk aan toe gaat. Wie zitten er in de beoordelingscommissie? Welke ervaring hebben ze met jou? Wat zijn hun belangen?
Stap 3: Prijsstrategie
Winnen met een goede prijs, dat is het doel. Een prijs waarvoor je kunt leveren en een prijs die je concurrenten net verslaat. Bekijk de verhouding tussen prijs en kwaliteit en ga rekenen. Voordat je met je eigen calculatie aan de slag gaat, doe een fictieve berekening van de concurrentie. Ken jezelf een prijs toe, geef een concurrent een fictieve bodemprijs en een andere concurrent een fictieve plafondprijs. Iedere formule is anders en analyseer hoe belangrijk de prijs is en ga er niet vanuit dat een 50% kwaliteit / 50% prijs verhouding klopt. Kijk ook of je kunt compenseren als er meerdere prijzen van toepassing zijn. Gaat het om een totaalprijs? Of scoren deelprijzen of juist een gemiddelde prijs?
Stap 4: Onderscheiden vermogen met een concurrentiematrix
Met een concurrentiematrix maak je een inschatting hoeveel punten je scoort versus de concurrentie. Neem uit de aanvraag de (EMVI) onderdelen van kwaliteit over. Noteer ook hoe belangrijk ieder onderdeel is in een percentage. Bedenk welke 4 concurrenten ook gaan inschrijven en geef jezelf en je concurrenten punten. Kom erachter hoe belangrijk alle kwaliteitsonderdelen zijn in verhouding met de concurrentie.
Stap 5: Winthema’s
Kies maximaal 3 winthema’s in je aanbieding.
(1) Klantvoordeel toelichten
Benoem het klantvoordeel op de echte vraag. De hoofdvraag is niet altijd de echte vraag van de klant. Geef het voordeel voor de klant voor hun klanten of voor hun stakeholders of voor hun interne medewerkers. Of ga in op de voordelen voor de omgeving.
(2) Onderscheidend vermogen versus concurrentie benadrukken
In een aanbesteding ga je uit van je eigen kracht. Toch is het goed om te bedenken wat je onderscheidend vermogen is ten opzichte van alle concurrenten. Als je alleen een oplossing hebt die concurrent A niet heeft of een oplossing die concurrent B niet heeft, is dat niet goed genoeg. Leveren alle concurrenten dezelfde dienst? Blijf brainstormen hoe je jouw onderscheidend vermogen overbrengt. Als je in staat bent om jouw sterke punten te benoemen die de concurrent niet heeft, scoort dit extra punten bij de klant. Let op: benoem alleen je onderscheidende vermogen waar de klant in de uitvraag om vraagt.
(3) Essentie van de oplossing herhalen
Maak het concreet wat de essentie is van je oplossing. Is het flexibiliteit? Je team? Of je persoonlijke aanpak of de wijze van accountmanagement? Zorg dat je essentie in de hele aanbieding terugkomt voor consistentie in je aanbieding.