Het ideale proces van een mini-competitie #032
Heb je als opdrachtgever een raamcontract afgesloten met meerdere opdrachtnemers en ga je een mini-competitie of een nadere overeenkomst uitzetten? In deze blog schets ik mijn ideale proces voor een mini-competitie in 7 stappen.
Het is mijn visie dat aanbesteden efficiënter en eerlijker wordt. Dat het efficienter is en minder tijd kost. En dat het eerlijker gaat en dus leuker wordt voor beide partijen.
Zet jij als opdrachtgever via een raamovereenkomst een opdracht uit bij meerdere partijen? Doe je dit via een mini-competitie of de meervoudig onderhoudse gunning of de nadere overeenkomst? Dan zijn deze 7 stappen van toepassing.
Stap 1: De uitvraag digitaal versturen
Stap 2: Een persoonlijk gesprek met alle partijen tegelijk
De tweede stap die ik opdrachtgevers aanbeveel is om een persoonlijk gesprek te organiseren met alle inschrijvers. Om het met elkaar over de aanvraag te hebben en de gelegenheid te bieden om vragen te stellen. Dus als je 3 partijen uitvraagt, nodig alle partijen tegelijk uit en bespreek wat je nu echt nodig hebt.
Stap 3: De aanvraag aanpassen en als definitieve aanvraag digitaal versturen
Welke stap ik graag ingebouwd zie is een soort uitvraag 1.0. Dus door het gesprek met marktpartijen ben je er als opdrachtgever misschien ook achter gekomen van hé, dit staat goed maar hier moet ik toch nog iets aanpassen. Pas dat dan aan in je uitvraag. Stuur het nog een keer naar alle inschrijvers toe.
Voorkom onduidelijkheid over de beoordeling
Wat ik vaak zie, is dat we na een gesprek doorgaan met het proces en overgaan tot een schriftelijke vragenronde. Maar voor opdrachtnemers blijft het onduidelijk of wat besproken is, ook meeweegt in de beoordeling of niet. Gaat het nog steeds om de originele uitvraag? Door een update van de uitvraag online te doen weet iedereen waarop de opdrachtgever gaat beoordelen.
Stap 4: Nota van Inlichtingen
Dan is de volgende stap in het proces van vraag en antwoord via de nota van inlichtingen. Nu hoor ik je denken van ja, maar dat hebben we toch al persoonlijk gedaan? Ja, het persoonlijke gesprek is vooral om de vraag goed te achterhalen en een toelichting te geven op de uitvraag. De schriftelijke vragenronde gaat over de details van opmaak, van referenties en van contractvoorwaarden. Een aantal andere dingen die je prima met elkaar schriftelijk kunt afdoen en waar je in een persoonlijk gesprek met elkaar niet de tijd aan gaat besteden.
Stap 5: Pitchen van de offerte
De volgende stap is natuurlijk het online indienen. En daarna vind ik pitchen echt een must.
Ik vind dat pitchen erbij hoort, ook al kost het veel tijd voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemers.
Met een pitch leer je marktpartijen echt kennen, leer je de mensen kennen en kunnen markpartijen zich onderscheiden. En je ervaart snel of ze zich hebben ingeleefd in het project en of de ‘sleutelfiguren’ weten waar ze over praten. Is hun antwoord consistent met de offerte? En je krijgt vertrouwen in het team dt het project gaat doen. Dat we in offertetrajecten veel online doen is prachtig. Een schriftelijke uitvraag, schriftelijke nota van inlichtingen, een plan van aanpak van x A4tjes en dan een keuze maken is niet wenselijk voor beide partijen.
Stap 6: Definitieve afstemming
Met definitieve afstemming bedoel ik om nog een persoonlijk alle details door te spreken. Niet zozeer onderhandelen over de prijs, maar het bespreken van de fixed price, ureninzet en vervanging. In het Engels noemen ze dit zo mooi een BAFO. Een Best And Final Offer. Ja, we hebben één accountmanager, hoe los je het op als die uit dienst gaat. Dat zijn van die dingen die je niet opschrijft, maar met elkaar straks in de samenwerking afstemt. Misschien verandert er nog iets aan een deel kwaliteit of prijs, maar dan heb je dat met elkaar afgesproken. Je weet zo ook beide beter wat in scope van het project valt en welke diensten uit je offerte geleverd moeten worden.
Stap 7: Evalueer met alle partijen afzonderlijk
Bied aan als opdrachtgever om te evalueren met inschrijvers.
En inschrijvers neem initiatief om de opdrachtgever te bellen na de tender voor een evaluatiegesprek.
Vraag ook aan de opdrachtgever als winnende partij waarom je gewonnen hebt. Doe het voordeel met de uitspraken van de klant voor volgende tenders.
Interessant voor jouw collega? Like dit artikel, zodat we samen een stap maken om het aanbesteden efficiënter en eerlijker te maken.