Inkoop hou je ook aan de deadlines! #034

Aanbesteden, is dat leuk? Ik vind van wel, toch zijn er vijf grote ergernissen waarom het aanbesteden niet meer zo leuk is.

Je bent een nieuwe aanbesteding aan het doornemen en het is je onduidelijk wat de klant nu precies wenst. Je gaat in discussie met je collega’s of het nu 5 of 50 pagina’s moeten worden. Een grote groep is van mening dat het 5 pagina’s moet worden en jij bent van mening dat het 50 pagina’s zijn. Wat ga je doen?

Wanneer is het een goed moment om te stoppen met het wijzigen van je offerte? En wanneer is het nog een goed moment om wel aanpassingen te doen?

Dat is natuurlijk afhankelijk van allerlei factoren. Wie moet er nog een handtekening zetten? Wie van de directie moet er nog ondertekenen? Hoe groot of hoe klein is de tender? Altijd ga ik ervoor om een dag voor de deadline helemaal klaar zijn. De laatste dag gebruik ik om de stukken via het online platform in te dienen. Er kan altijd een storing zijn. Een kleine kans, maar ook dat wil je voorkomen met je tenders.

Hoe kan je als organisatie goede tendermensen recruiten

Zorg niet dat je alleen die specifieke vacature invult, maar dat je continu bezig blijft met het vinden van goede tendermanagers. Dat je niet ophoudt op het moment dat je je vacature hebt ingevuld. Hou je team goed op peil, want als er eentje weggaat en je moet een nieuwe collega vinden dan is het een hele zoektocht om een nieuwe tendermanager weer te vinden in de huidige arbeidsmarkt.

Elk project brengt risico’s met zich mee. Een risicoanalyse maak je met je Bidteam om de risico’s te beheersen. Hoe zorg je ervoor dat jouw risicoanalyse de maximale fictieve korting scoort in jouw plan van aanpak?

Nou, in een tender gaat bij jullie alles altijd van A tot Z helemaal soepel, ja toch!? Haha, in mijn ervaring niet. En dat is maar goed ook. We gaan met z’n allen voor de winst en dan gaat het niet altijd zoals in de ideale wereld.

Heb je als opdrachtgever een raamcontract afgesloten met meerdere opdrachtnemers en ga je een mini-competitie of een nadere overeenkomst uitzetten? In deze blog schets ik mijn ideale proces voor een mini-competitie in 7 stappen.

Het is mijn visie dat aanbesteden efficiënter en eerlijker wordt. Dat het efficienter is en minder tijd kost. En dat het eerlijker gaat en dus leuker wordt voor beide partijen.

Wat me opvalt is dat een tenderproces ontbreekt binnen salesorganisaties. Heeft jouw organisatie een tenderproces? Zo nee, waarom niet? Zo ja, heb je tenderproces om te voldoen aan de ISO normen of werk je op een goede manier met je tenderproces? Ik geef je vier redenen waarom jouw organisatie met een tenderproces moet werken.

Hoe geef ik antwoord op de vraag en overtuig ik dat het inkoopteam zegt: “ja, dit is voor mij persoonlijk geschreven”. Om een tender te winnen schrijf je je teksten specifiek voor het inkoopteam. Zorg dat je weet wie er zitten er in het beoordelingsteam, welke functies de beoordelaars hebben en wat ze persoonlijk belangrijk vinden.

De standaard is om in Word alle teksten te schrijven, of kan het ook anders? Tegenwoordig zijn er verschillende offertetools, maar werkt dat voor mij als sales of Tendermanager? Ik ben aan het uitproberen welke offertetools voor welke werkzaamheden het meest geschikt zijn. Mijn doel is om tijd te besparen en de klant te voorzien van een professioneel opgemaakte offerte. Ik zoek naar een manier om content opnieuw te gebruiken, zonder te hoeven zoeken en ik wil geen fouten maken met verkeerde klantnamen.

Mijn visie is om het aanbesteden leuker en simpeler te maken voor de inschrijvers en de inkopers. Als inschrijver is het makkelijk om excuses te maken dat de inkopers geen goede uitvraag doen, niet goed luisteren, niet eerlijk beoordelen en zich niet aan de planning houden. Ja, ik kom inkopers en inkoopbureaus tegen die een procedure gebruiken om hun gewenste leverancier eruit te halen. Gelukkig kom ik dit weinig tegen en ervaar ik dat er de inkoop steeds professioneler gaat. Mijn complimenten voor inkopers die:

Word een winnaar

Dat is mijn slogan. Op twee manieren kun jij een winnaar worden. Jij kan zelf als tendermanager een winnaar worden. Dat doe je door heel veel tenders voor je organisatie te winnen. Door heel veel te leren van het vak Bidmanagement. Door veel tenders te doen en door te leren van je gemaakte fouten. Sta open voor feedback van klanten en blijf je vaardigheden ontwikkelen.

Ik zie twee sporen voor het opleiden van een Tendermanager. Het eerste spoor is coachen op de inhoud: het voordoen, het zelf doen, het laten doen en het reviewen van tenders. Het tweede spoor is het werken aan vaardigheden van medewerkers via opleidingen en kennissessies.

Bij de start van je nieuwe tender maak je een planning wanneer er wat moet gebeuren. We plannen de kick-off, de deadlines voor de Nota van Inlichtingen en de reviewmomenten van brons, zilver en goud. Alles moet voor de deadline definitief zijn, zodat je een controle kan doen of alles compleet, foutloos en consistent is. Je deelt je planning tijdens de kick-off aan je bidteam, maar hoe zorg je ervoor dat iedereen van het bidteam zich daaraan houdt?

Laatst vroeg iemand aan mij: ‘tendermanager, vind je dat een leuk vak!?’

​

Niet iedereen is er geschikt voor, niet iedereen vind het leuk. En ja, ik vind het vak van tendermanager een leuk vak. Ik zal je ook uitleggen waarom. Ten eerste hou ik van de deadlines. Ik hou juist niet van projecten die lang duren, die we uitstellen of afstellen. Bij een tender is er een harde deadline, daar gaan we voor met zijn allen en dat waardeer ik.

Op tijd indienen voor de deadline, logisch toch? Toch heb ik heb het laatst van een klant weer gehoord. Een tender een paar minuten te laat ingeleverd en uitgesloten van beoordeling. Heel erg zonde en al het werk voor niets. Ik heb het zelf ook een keer meegemaakt jaren geleden. Toen moest een tender om 12 uur ingeleverd worden via een aanbestedingsplatform. Binnen de organisatie verzorgt de tenderdesk het indienen via alle platforms. Alles was de dag ervoor al helemaal klaar. ’s ochtends is het er niet van gekomen door een andere tender. Na de lunch inloggen en oops de deadline is voorbij. Daarna de onderaannemers afbellen met het slechte nieuws. Uitsluiting van deelname en geen beoordeling van de klant. Bovendien hebben we bij de klant ook geen goede indruk gemaakt door het te laat indienen.

Meer offertes winnen is altijd goed, toch? Analyseer of een hoger win percentage offertes het meeste resultaat oplevert voor jouw totale sales. Scoor je al een hoog percentage? Focus dan op het verhogen van je gemiddelde orderwaarde of zorg voor meer leads in je sales pipeline.

Een offerte bouwsteen is een standaard tekst die verwijst naar de verschillende offerte onderdelen. Alle offerte bouwstenen vormen je offerte bibliotheek, waaruit je gemakkelijk onderdelen sleept naar je offerte.

Scoor je een hoog win %? Werk dan aan het verhogen van je gemiddelde orderwaarde om je totale sales te verhogen. Je totale sales per jaar reken je uit met 4 kengetallen uit de Sales Velocity formule. Sales Velocity = aantal leads op een gemiddelde dag in je forecast x gemiddelde orderwaarde in € x win % offertes / gemiddelde doorlooptijd. Kleine verbeteringen in ieder kengetal leiden tot veel meer sales.

Een strak tenderproces maakt het winnen makkelijker en het samenwerken leuker. Een overzichtelijk proces geeft inzicht in de fases die gaan volgen. Het is duidelijk waarom deadlines worden gesteld en je voorkomt dat niet alles op het laatste moment aankomt.