Hoe schrijf ik mijn offerte specifiek voor het inkoopteam? #029
Hoe geef ik antwoord op de vraag en overtuig ik dat het inkoopteam zegt: “ja, dit is voor mij persoonlijk geschreven”. Om een tender te winnen schrijf je je teksten specifiek voor het inkoopteam. Zorg dat je weet wie er zitten er in het beoordelingsteam, welke functies de beoordelaars hebben en wat ze persoonlijk belangrijk vinden.
Maak gebruik van de profielen van insights discovery om je teksten specifiek toe te schrijven aan het inkoopteam. Hoe werkt dat? Je kunt personen indelen in een profiel: blauw, groen, geel of rood. In de praktijk heeft iedereen een combinatie van kleuren, maar hou het simpel en typeer de beoordelaars of de beoordelingscommissie in een profiel. Als je weet uit welke profielen je inkoopteam bestaat, kun je het inkoopteam overtuigen door in je schrijfstijl daar naar toe te schrijven.
Bestaat je inkoopteam uit diverse verschillende profielen? Focus je dan op de beslisser uit het inkoopteam of degene die je het meeste invloed heeft op de beoordeling. Hieronder zie je de kenmerken van ieder profiel beschreven vanuit Insights Discovery.
Blauw profiel: gebruik feitelijke informatie
Stel je hebt een ‘blauw inkoopteam’ waar je naartoe schrijft. Benut jouw teksten met processtappen, met feiten en met data. Bewijsvoering is in iedere tender goed, maar beschrijf voor het blauwe profiel nog meer details. Maak specifiek welke stappen je gaat zetten. Gebruik scores en cijfers van andere klanten en benoem welke voortgang je hebt gemaakt tijdens je dienstverlening bij die klant. Feitelijke informatie maakt je blauwe inkoopteam blij. Zo maak jij de meeste kans om maximale punten te scoren in je beoordeling.
Groen profiel: schrijf in verhalen en quotes
Heb je een ‘groen beoordelingsteam’, dan gaat het om het samenwerken. Wat doe je nog meer voor de branche en wat doet je organisatie voor de maatschappij? Hoe gaan we samenwerken tijdens het contract? Hoe gaan we uitdagingen op een goede manier oplossen? Hoe ga je draagvlak creëren tijdens de implementatie? Hoe is je communicatie en persoonlijke aandacht voor de mens? In je schrijfstijl kun je je bewijsvoering uitwerken met een verhaal. Voeg een foto toe en een quote en beschrijf hoe het is gegaan en wat het heeft opgeleverd. Natuurlijk kun je ook bewijsvoering met scores toevoegen, maar een verhaal van je gezamenlijke aanpak scoort in je beoordeling bij dit groene profiel.
Gele profiel: verras de klant met creativiteit
Heb je een geel team als beoordelaars? Dan gaat het om creativiteit, innovaties, dingen ondernemen met elkaar doen waarvan nog niet alle details bekend zijn. Het moet ook leuk zijn of ludiek. Gebruik in je schrijfstijl veel visuals, zodat je een indruk geeft hoe leuk het gaat zijn om samen te werken. Betrek de medewerkers van je klant in je plan van aanpak om creativiteit en innovaties tijdens je project door te voeren. Kom met een leuke werkvorm, een bezoek aan een project of werk met filmpjes voor de communicatie. Verras de klant met voorstellen om dit profiel voor je te winnen.
Rode profiel: benoem de persoonlijke voordelen voor de beslisser
Gaat het om het rode profiel dan draait het om: ‘what’s in for me?’ Wat levert het op? Wat gaat het me kosten? Start direct met de antwoorden op deze vragen, schrijf geen inleiding en kom meteen tot de kern. Beschrijf de voordelen die het voor dit type persoonlijk oplevert. Het draait niet om de organisatie bij dit type profiel. Het gaat er vooral om wat dit profiel zelf belangrijk vindt. In je plan van aanpak kun je dus specifieke dingen benoemen die voor dit profiel interessant zijn. Denk aan toegang tot bepaalde rapportages, een uitnodiging voor een projectbezoek, het in contact brengen met andere klanten. Begin met een management samenvatting voor een ‘rood beoordelingsteam’. Een rood profiel gaat zeer waarschijnlijk niet alles in detail lezen, dus maak direct een indruk en zorg dat de keuze al op jou is gevallen.
Woorden maken subtiel het verschil
Zelfs met woorden kun je spelen zodat je verhaal aansluit bij je beoordelingscommissie. Stel de klant vraagt: “wat is jouw aanpak”? Het blauwe profiel leest het liefst een tekst over procesaanpak. Het groene profiel ziet liever een verhaal over een samenwerkingsvoorstel. Het gele profiel waardeert co-creatie en bij het rode profiel scoor je met een visie op de aanpak.
Eerst de basis op orde: antwoord compleet, specifiek en met bewijsvoering
Zorg dat je altijd volledig antwoord geeft op de vraag en wees specifiek. Neem bewijsvoering op in je plan aanpak en zorg voor een mooie opmaak. Maak eerst de basis op orde, schrijf dan je plan van aanpak naar je beoordelingscommissie toe.
Ken je klant: stuur je sales op pad met deze drie vragen
- Wie nemen er deel aan de beoordelingscommissie?
- Welke functies hebben de beoordelaars? Wie is de beslisser?
- Wat vinden de beoordelaars persoonlijk belangrijk?
