De 5 grootste ergernissen in een aanbesteding #038
Aanbesteden, is dat leuk? Ik vind van wel, toch zijn er vijf grote ergernissen waarom het aanbesteden niet meer zo leuk is.
Nummer 5. Selectie is alleen op prijs
Op nummer 5 staat een aanbesteding die alleen draait om prijs. Als prijs 70% of meer van belang is voor het winnen van het contract. Of erger nog een aanbesteding waar de prijs niet het belangrijkste lijkt te zijn, maar het in de praktijk toch is. De beoordelaars bekijken eerst de prijs en beoordelen daarna de plannen zo dat de goedkoopste ook als beste uit de bus komt. Het schrijven van een tender die alleen om prijs draait is niet leuk om te doen.
Nummer 4. Intrekken van een aanbesteding
Op nummer 4 staat het intrekken van een aanbesteding. Dit is natuurlijk ook vervelend voor de opdrachtgever. Het is erg vervelend als de aanbesteding wordt ingetrokken als je al bezig bent of erger nog als het al is ingediend. Ik zou graag zien dat opdrachtgevers uitleggen waarom een aanbesteding is ingetrokken en een goede toelichting geven. Nu blijf je als marktpartij vaak met een frustrerend gevoel over en is het onduidelijk wanneer het eventuele vervolg weer op de markt komt.
Nummer 3. Uitstellen van uitslag
Op nummer 3 staat het uitstellen van de uitslag. Op de afgesproken datum krijg je bericht dat de uitslag nog een week op zich laat wachten. Of erger nog dat je na die week nog een bericht krijgt, dat het nog een week langer duurt. Opdrachtgevers, hou je ook aan de deadline! De marktpartijen moeten via een online platform altijd de deadlines halen, dus geef ook op tijd je terugkoppeling. Bouw desnoods marge in de terugkoppeling vooraf en geef eerder een terugkoppeling als je er al uit bent. Niets is zo vervelend als moeten wachten op de uitslag en personeel en materialen beschikbaar moeten houden.
Uitstellen van deadline
Ook het uitstellen van de deadline tijdens een traject is vervelend. Je werkt met het bidteam toe naar de deadline en meer tijd betekent niet altijd een betere aanbieding. Andere projecten en prioriteiten volgen ook weer na de deadline. Markpartijen houden rekening met het plannen van het werk van het bidteam, vakanties en andere projecten.
Nummer 2. Loting bij gelijke scores
Op nummer 2 is een loting bij aanbestedingen waar partijen gelijk eindigen. Uiteraard komt het voor, als er geen andere opties meer zijn om een goede vergelijking te maken. Toch zie ik het ook voorkomen dat het loten wel erg snel wordt toegepast. In plaats van een selectie wordt alles van alle partijen maximaal beoordeeld en gaan we voor het gemak loten om een keuze te maken. Het is voor marktpartijen frustrerend om van te voren niet goed te weten waar je aan toe bent met een loting. En goede kans dat de opdrachtgever partijen met goede kwaliteit uitsluit om deel te nemen.
Nummer 1. Opdracht is al gegund
Op nummer 1 staat dat de opdracht eigenlijk al gegund is. Ik heb twee manieren meegemaakt. Ten eerst dat het echt al gegund was en dat de andere offertes niet eens gelezen worden. Een tweede manier is dat de opdrachtgever met de huidige opdrachtnemer door wilde gaan en even de prijs wilde toetsen. Dus twee andere marktpartijen deden ook een offerte en er werd gekozen voor de huidige leverancier. Zorg als opdrachtgever altijd voor een goede en uitgebreide terugkoppeling, zodat marktpartijen ook niet makkelijk kunnen gaan roepen dat de opdracht vooraf al gegund was.
Visie
Mijn visie is om het aanbesteden voor iedereen leuker en efficiënter te maken. Het begint met meer samenwerking, begrip voor elkaar en heldere communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
